Hybride werken, hoe zorg je ervoor dat jouw ruimte werkt?

2 maart 2023

Inmiddels zijn we gewend zijn aan een combinatie van thuiswerken en bepaalde dagen naar kantoor. Dit vraagt natuurlijk ook wat aanpassing van de werkomgeving. Als je naar kantoor gaat wil je graag een inspirerende werkomgeving, welke bevorderlijk is voor jouw productiviteit en creativiteit en waar je op sommige momenten de gewenste concentratie kunt vinden.

Doordat we niet met alle collega’s tegelijk op kantoor zijn als we hybride werken kan de capaciteit van kantoren anders worden ingezet. In het verleden werd 70% van de ruimte ingedeeld voor ‘werken’ de overige 30% was voor ontspannen, ontmoeten en samenwerken. Wij merken dat deze rollen zijn omgedraaid. Maar hoe zorg je ervoor dat deze “nieuwe” ruimten ook daadwerkelijk werken voor je medewerkers. In deze blog bespreken we verschillende oplossingen.

Hybride werken

In sommige rapporten werd vorig jaar het einde van het kantoor voorspeld, andere onderzoeken onder werknemers tonen aan dat, als ze de keuze kregen, ze liever terugkeren naar kantoor. De optie om een paar dagen per week op afstand te werken willen de meesten graag behouden. Het is belangrijk om te weten dat sommige medewerkers in het hybride werken met meerdere uitdagingen te maken kunnen krijgen, kortom het hybride werken past niet bij iedere medewerker. Het is daarom zeker van belang voor organisaties om het kantoor zo aantrekkelijk mogelijk te maken voor alle medewerkers. Het kantoor is en blijft een plaats waar iedereen graag naar toe komt, dus laten we er wat moois van maken.

‘‘Werknemers waarderen de mogelijkheid om thuis te werken als een extraatje. In feite blijkt uit een studie van Stanford University toont aan dat het voordeel van thuiswerken voor een paar dagen per week door werknemers even hoog wordt gewaardeerd als een loonsverhoging.’’

Invulling fysieke werkruimte

Om jouw kantoorruimte zo in te delen dat deze geschikt is voor hybride werken is het belangrijk om de bedrijfsstructuur in kaart te brengen. Belangrijke vragen hierin zijn:

Welke werknemers moeten op locatie werken?

Welke werknemers kunnen gemakkelijk vanuit huis werken?

Hoe zijn deze werknemers verdeeld over de organisatie?

Hoe kan de bezetting goed verdeeld worden?

Aan de hand van bovengenoemde vragen kunnen we in kaart brengen hoeveel en welke medewerkers hybride kunnen werken. We kunnen het type werknemers verdelen in vier types: werkplekbewoners, werkplekliefhebbers, werkplekburgers en nomadenwerkers

Werkplaatsbewoners zijn volledig op kantoor en brengen hier dan ook de meeste tijd door. Hun taken zijn gebonden aan de werkplek en kunnen niet op afstand worden uitgevoerd. Daarom is hun fysieke aanwezigheid essentieel en is werken op afstand niet haalbaar.

Werkplekliefhebbers brengen het grootste deel van hun tijd op kantoor door, maar hun taken laten wel toe om minstens een deel van de week op afstand te kunnen werken.

Werkplek burgers krijgen geen specifieke werkplek toegewezen. Het zijn flexibele werknemers, die hun tijd verdelen tussen het kantoor, de (eventuele) hubs, klanten, vergaderingen en thuiswerken.

Nomadische werknemers zijn niet gebonden aan de fysieke werkruimte, zij kunnen overal vandaan werken en zelfs volledig op afstand werken.

Zodra er een goed overzicht is van de bedrijfsstructuur, weten we hoeveel medewerkers een vaste werkplek nodig hebben en hoeveel ruimte er is voor flexwerkplekken. Een goede basis om als vertrekpunt te hanteren, het indelen van de rest van de ruimten kan dan beginnen.

Activity based.

Alleen maar witte standaard bureau’s in een ruimte daar wordt niemand meer gelukkig van. Werkplekken welke ‘Activity Based’ zijn, daar krijgen we pas energie van. Je werkt in een comfortabele omgeving waarin de verschillende functies van het kantoor goed in balans zijn. Ten alle tijden blijft een goede ergonomische werkplek belangrijk. De functie van de werkplek kan verschillen van focuswerkplek, voor een moment dat je echt even concentreert moet werken tot aanland- en flextafels waar je na het werkoverleg toch nog even je mail wilt doornemen of een verslag wilt uitwerken. Uit welke bouwstenen bestaat nu een goed werkend kantoor? Wij laten je de mogelijkheden zien:

Entree/Lounge ruimtes

Lounge-ruimtes kunnen interactie en teamgeest stimuleren. Met zorgvuldig gekozen duurzame materialen en interieurelementen in zo’n lounge ruimte kunnen we een ontspannen en comfortabele sfeer creëren die nieuwe ideeën en creativiteit bevorderen. Hier kunnen werknemers elkaar ontmoeten, ontspannen overleggen, brainstormen, maar zich ook even terugtrekken om even een rapport te lezen bijvoorbeeld.

Flexibel collaboration.

Dit is een ruimte met grote bureaus en tafels, verstelbare stoelen en sta-/zitmogelijkheden die samenwerking stimuleren en mogelijk maken. In deze ruimten horen bijvoorbeeld ook whiteboards, video-en beeldschermen en eventuele andere technologie. De werknemers hebben hier allerlei middelen tot hun beschikking waarmee overleg en samenwerking mogelijk wordt gemaakt. Ook kunnen hier bijvoorbeeld presentaties en workshops gegeven worden.

Creatieve werkplekken.

Naast de toegang tot middelen en materialen speelt het contact met andere collega’s een cruciale rol. Eigenlijk is de creative workspace een kleine versie van de flexibel collaboration space. De ruimte is geschikt om met een klein aantal collega’s ideeën uit te kunnen werken en samen die ideeën naar een hoger plan te tillen.

‘Market place’ workstations

Deze ruimte is veelzijdig en zegt veel over de identiteit van de organisatie, het heeft een open en toegankelijk karakter voor iedereen. Hier komen mensen samen voor spontane groepsgesprekken, voor korte meetings, maar ook om even ongestoord te kunnen werken, koffie te drinken en met collega’s bij te praten.

Thuiswerken

Voor werknemers die daartoe in staat zijn, wordt thuiswerken steeds meer gezien als een voordeel. Als bedrijf kun je je werknemers ondersteuning bieden bij het creëren van een ergonomisch en esthetisch thuiskantoor. Ook daarvoor hebben we veel individuele passende oplossingen. De thuiswerker moet zich ook thuis verbonden blijven voelen met de collega’s en de werkvloer.

Eerder schreven wij al een blog geheel over thuiswerken, laat je inspireren door verschillende thuiswerkplekken > Thuiswerken geef aandacht aan jouw thuiswerkplek 

Kun je maar geen genoeg krijgen van onze artikelen en wil je vaker dit soort content van ons zien? Laat het weten via social media of schrijf je hier direct in voor onze inspirerende e-mails!